الأحد، 16 ديسمبر 2012

خطوات اعداد كشاف :


يعد إعداد الكشافات من العمليات المنهجية لأنها تمر بعدد من المراحل منها التخطيطية، والتنفيذية وخاصة في مشروعات التكشيف الكبيرة ومن هذه المراحل :

1- تحديد الهدف :

الخطوة الأولى في أي مشروع تكشيف هي تحديد المستفيدين من الكشاف واحتياجاتهم وهل يستحق الكتاب التكشيف وتحديد الأسباب التي تؤدي إلى التكشيف والتأكد من أن هذا المشروع لم يسبق إعداده

2- رسم حدود التغطية :

الخطوة الثانية هي رسم حدود المجال في مشروع التكشيف أي تحديد الموضوع أو الموضوعات التي يغطيها الكشاف وتحديد الفترة الزمنية إذا كان التكشيف لمقالات منشورة في دوريات أو كانت طبيعة الموضوع تتطلب تحديدا زمنيا وتحديد النطاق الجغرافي إذا احتاج الأمر وتحديد لغات المواد الداخلة في نطاق الكشاف وتحديد نوعيات المواد.

3- استقبال الوثائق التي ستكشف وفحصها :

من الضروري توفير الوثائق التي يتم تحليلها وفحصها جيدا ويحسن أن ترتب وفق نظام معين حتى تتم عملية التكشيف بسرعة وسهولة.

وقبل أن يبدأ المكشف عمله تفصيلا لابد أن يضع الأدوات التي يعتمد عليها في التكشيف مثل القواعد وقوائم الاستناد ولابد أن يلقي نظرة في داخل مجموعة الوثائق التي ستكشف ثم يضع سلسلة من القرارات
هل تحتوي المجموعة أي من المواد التي يجب ألا تكشف ( الإعلانات– الافتتاحية الببليوجرافيات )
هل تحوي المجموعة أي من الفئات التي يجب تكشيفها بدقة أقل من العبارات النصية الرئيسية ) مثل الخطابات، القول المجمل ، المواد الجدولية ، الحواشي )
هل المواد في المجموعة تتطلب مصطلحات عامة في ا لكشاف أم أنها تتطلب مصطلحات علمية وهل المصطلحات باللغة القومية كافية أم هناك حاجة لمصطلحات أجنبية وهل يجب أن تترجم في هذه الحالة
وفي هذا الوقت أيضا هناك عدد من القرارات متعلق بتصميم الكشاف قبل عمله مثل هل سيتم إنتاج الكشاف بمساعدة الحاسب الالكتروني أم بالطرق التقليدية فقط وهذا بالطبع يساعد على تقرير المصطلحات والبنية الأساسية للكشاف أي هل سيكون الكشاف من نوع الكشافات المترابطة أم كشاف يستخدم رؤوس الموضوعات التقليدية 0

4- الحصول على البيانات المطلوبة من الوثائق وتسجيلها :

ويعني هذا الإطلاع على كل وثيقة وقراءتها أو فحصها بدقة من أجل الحصول على البيانات التي تصفها وتحدد موضوعها ومكانها ويمكن تحديد المعلومات المكشفة إما بوضع خط تحتها أوكتابتها باليد في مكان محدد من الوثيقة أو بنقلها مباشرة في البطاقات المعدة لذلك 0
ويحسن أن تسجل البيانات المطلوبة على بطاقات بحيث تحمل البطاقة الواحدة البيانات الخاصة بوثيقة واحدة أو بمادة واحدة 0
ومن الضروري أن يعتمد المكشف على نظام مقنن فيما يتعلق ببيانات الوصف أو رؤوس الموضوعات حتى تتسم بالتوحيد والدقة 0
وإذا كانت الوثيقة تحتاج لأكثر من رأس موضوع واحد تعد بطاقات بعدد رؤوس الموضوعات المقررة للوثيقة لإمكانية توزيعها في الكشاف حسب النظام المعمول به0
مثال لتكشيف مقال في دورية متخصصة
ويلاحظ أن البطاقة تشتمل على البيانات التالية (راس الموضوع ,اسم المؤلف، عنوان المقال ، اسم المجلة ، رقم المجلد أو السنة ، رقم العدد ، تاريخ العدد ، أرقام الصفحات التي يشغلها المقال) 0

5- المراجعة :

على الرغم من أن المكشف يحرص على أن تكون البيانات المطلوبة دقيقة إلا أنه من الضروري إجراء المراجعة لعمل المكشف تفاديا للأخطاء التي قد تحدث نتيجة للسهو أو لقلة الخبرة ويحسن أن يقوم بهذا العمل شخص آخر غير المكشف نفسه 0

6- عمل الوسائل المكملة :

مثل إعداد إحالات انظر واحالات انظر أيضا ، إعداد المداخل الإضافية بأسماء المؤلفين أو بالعناوين 00 الخ إذا كان المدخل الرئيسي برأس الموضوع أو برقم التصنيف 0 ومن الضروري تزويد الكشاف بما يشرح ويفسر طريقة استخدامه .

7- ترتيب البطاقات :

ترتب البطاقات طبقا للخطة المحددة للترتيب.
8- التحرير :

لابد من تحرير البطاقات المتجمعة وهذا يعني استبعاد المداخل المكررة والمداخل غير الضرورية وضم بعض البطاقات تحت رأس واحد بدلا من تشتتها تحت رؤوس متعددة دون داع أو العكس أي توزيع البطاقات على عدة رؤوس موضوعات إذا لوحظ أن هناك مجموعة كبيرة من البطاقات تجمعت تحت رأس واحد دون مبرر.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق